Es importante recordar, que algunas de las erogaciones que tienen las empresas existen requisitos fiscales particulares a cumplir, esto con el fin de ejercer el derecho a la deducción y/o el acreditamiento de los impuestos que son trasladados, en este caso, nos enfocamos a los gastos de “viáticos”.
En disposiciones fiscales no existe una definición de “viáticos”, por lo que, nos remontamos de forma básica a la definición del diccionario de la Real Academia Española en donde “viáticos” se define como:
“Prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje.”
En armonía con lo anterior, de acuerdo a la vida activa de cada negocio, el pago de viático hace referencia al dinero que se le entrega a un trabajador o prestador de servicios profesionales para cubrir gastos en que éste incurre para la realización de las tareas encomendadas por el patrón o prestatario, según sea el caso, esto como consecuencia de cumplir con sus obligaciones y tareas que se deriven de la relación laboral y profesional, respectivamente, por ello la Ley del Impuesto Sobre la Renta establece una serie de requisitos particulares o específicos a cumplir para realizar la deducción de este concepto, esto de acuerdo con el artículo 28, fracción V son los siguientes:
o No son deducibles los gastos de viaje que NO sean destinados a:
– Hospedaje
– Alimentación
– Transporte
– Uso o Goce temporal de automóviles
– Pago de Kilometraje
o Los gastos deben ser realizados fuera de la faja de 50 km que circunde del establecimiento del contribuyente.
o Las personas que realicen la erogación deben de tener relación de trabajo con el contribuyente o bien prestar servicios profesionales.
o Las erogaciones efectuadas deben de estar amparados con CFDI correspondiente cuando se eroguen en territorio nacional o bien con documentación comprobatoria cuando sean en el extranjero.
Lo puntos mencionados son los requisitos a cumplir para efectos de poder realizar la deducción correspondiente, sin embargo, la misma disposición establece limitaciones para algunos conceptos que se detallan a continuación:
En caso de realizar gastos en el extranjero los comprobantes deberán de cumplir con los requisitos establecido en la regla 2.7.1.16 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, que a la letra indica:
Comprobantes fiscales emitidos por residentes en el extranjero sin establecimiento permanente en México
Regla 2.7.1.16. Para los efectos de los artículos 29 y 29-A, antepenúltimo párrafo del CFF, los contribuyentes que pretendan deducir o acreditar fiscalmente con base en comprobantes emitidos por residentes en el extranjero sin establecimiento permanente en México, podrán utilizar dichos comprobantes siempre que contengan los siguientes requisitos:
I. Nombre, denominación o razón social; domicilio y, en su caso, número de identificación fiscal, o su equivalente, de quien lo expide.
II. Lugar y fecha de expedición.
III. Clave en el RFC de la persona a favor de quien se expida o, en su defecto, nombre, denominación o razón social de dicha persona.
IV. Los requisitos establecidos en el artículo 29-A, fracción V, primer párrafo del CFF.
V. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra.
VI. Tratándose de la enajenación de bienes o del otorgamiento de su uso o goce temporal, el monto de los impuestos retenidos, así como de los impuestos trasladados, desglosando cada una de las tasas del impuesto correspondiente; o bien, se adjunte al comprobante emitido por el residente en el extranjero sin establecimiento permanente en México, el CFDI que emita el contribuyente por las retenciones de las contribuciones que efectuó a dicho residente en el extranjero.
Lo dispuesto en la presente regla, tratándose de la enajenación de bienes o del otorgamiento de su uso o goce temporal, sólo será aplicable cuando dichos actos o actividades sean efectuados en territorio nacional de conformidad con la Ley del IVA.
Dicho lo anterior, el artículo 93 frac. XVII de la Ley del Impuesto Sobre la Renta considera como ingreso exento para el trabajador el pago de viáticos siempre que sean efectivamente erogados en servicio del patrón y comprobados con los CFDI’s respectivos.
Así mismo el artículo 152 del Reglamento de la LISR indica que las personas que reciban viáticos podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de los viáticos recibidos por cada ocasión, sin que dicho monto no comprobado se considere un ingreso para el trabajador, y que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal correspondiente, siempre y cuando el monto restante se erogue mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón. El importe de viáticos no erogados deberá de reintegrarse al patrón.
Lo dispuesto en el artículo no es aplicable tratándose de gastos de hospedaje y de pasajes de avión.
Cabe comentar que la parte que no compruebe el trabajador, aun y cuando no exceda de dicho 20%, no significa que será una erogación deducible para el patrón. La deducción de ésta estará limitada a reunir todos los requisitos fiscales que correspondan al concepto del viatico.
Tratamiento de Viáticos en nómina
Para efecto de los viáticos entregados a los trabajadores, éste debe entregarse y timbrarse dentro de la nómina del trabajador, el cual de acuerdo con la Guía de llenado del comprobante del recibo de pago de nómina y su complemento, podrá reportarse de la siguiente forma:
· CFDI de nómina del período que comprenda la fecha en que el recurso fue entregado.
· CFDI de nómina siguiente a aquel que corresponda a la fecha en que fue entregado el recurso al trabajador, teniendo como fecha límite de emisión 30 días naturales siguientes a la fecha de la entrega del recurso y dentro del mismo ejercicio fiscal.
· CFDI de nómina independiente, que ampare sólo la entrega del viático, su emisión debe de quedar dentro de los 30 días naturales siguientes y dentro del ejercicio fiscal en que se entregó el recurso al trabajador.
Considerando lo siguiente:
· Los viáticos entregados y no comprobados en el periodo que ampara el CDFI de nómina, deben registrarse en el campo “TipoOtroPago” y clasificarlo con la clave “003” (Viáticos entregados al trabajador).
· Los viáticos que no se comprueben o no reúnan los requisitos fiscales y a los que no les aplique lo dispuesto en el artículo 152 del RISR, ni se consideren como gasto no deducible por el patrón, deberán reflejarse en el CFDI de nómina en el campo “TipoPercepción” percepciones gravadas del trabajador, usando la clave 050 (Viáticos), el valor se debe registrar en el campo de importe gravado.
· Tratándose de viáticos a los que se aplique lo dispuesto en el artículo 93 fracción XVII de la LISR y 152 del RISR deberán reflejarse en el campo “TipoPercepción” como percepciones exentas del trabajador usando la clave “050” (Viáticos) del CFDI de nómina, el valor se debe registrar en el campo de importe exento.
Una vez realizado el registro del viático comprobado y del no comprobado, se deberá registrar la misma cantidad como descuento utilizando para ello la clave de descuento “081” (Ajuste en viáticos entregados al trabajador), esto a efecto de realizar el “neteo” de las cantidades que ya fueron previamente entregadas.
Cuando en el CFDI de nómina se detecten errores en el apartado de Otros pagos, podrá realizarse la corrección mediante alguna de las siguientes acciones:
I. Cancelando el CFDI emitido con errores y expidiendo uno nuevo con los datos correctos.
II. De manera alternativa se podrá realizar lo siguiente:
En el caso de viáticos entregados al trabajador, si el importe entregado fue menor a lo comprobado, se deberá registrar en el siguiente comprobante dicha diferencia dentro “Otros pagos” con clave “003” y en el mismo comprobante reflejar esa cantidad también como ingreso exento clave “050” y como descuento el mismo importe con la clave “081” Ajuste en viáticos (entregados al trabajador).
En caso de que el trabajador no haya gastado el monto total del importe entregado como viático, y lo reintegre al patrón, se deberá de resguardar el documento que ampare dicho reintegro.
Se recomienda elaborar expediente con las copias de las representaciones impresas del CFDI (facturas) en las pólizas correspondientes, o bien, guardarlas en formato electrónico con su respectivo pdf. y xml.
En caso de realizar gastos en el extranjero los comprobantes deberán de cumplir con los requisitos establecido en la regla 2.7.1.16 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, que a la letra indica:
Comprobantes fiscales emitidos por residentes en el extranjero sin establecimiento permanente en México
Regla 2.7.1.16. Para los efectos de los artículos 29 y 29-A, antepenúltimo párrafo del CFF, los contribuyentes que pretendan deducir o acreditar fiscalmente con base en comprobantes emitidos por residentes en el extranjero sin establecimiento permanente en México, podrán utilizar dichos comprobantes siempre que contengan los siguientes requisitos:
I. Nombre, denominación o razón social; domicilio y, en su caso, número de identificación fiscal, o su equivalente, de quien lo expide.
II. Lugar y fecha de expedición.
III. Clave en el RFC de la persona a favor de quien se expida o, en su defecto, nombre, denominación o razón social de dicha persona.
IV. Los requisitos establecidos en el artículo 29-A, fracción V, primer párrafo del CFF.
V. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra.
VI. Tratándose de la enajenación de bienes o del otorgamiento de su uso o goce temporal, el monto de los impuestos retenidos, así como de los impuestos trasladados, desglosando cada una de las tasas del impuesto correspondiente; o bien, se adjunte al comprobante emitido por el residente en el extranjero sin establecimiento permanente en México, el CFDI que emita el contribuyente por las retenciones de las contribuciones que efectuó a dicho residente en el extranjero.
Lo dispuesto en la presente regla, tratándose de la enajenación de bienes o del otorgamiento de su uso o goce temporal, sólo será aplicable cuando dichos actos o actividades sean efectuados en territorio nacional de conformidad con la Ley del IVA.
Dicho lo anterior, el artículo 93 frac. XVII de la Ley del Impuesto Sobre la Renta considera como ingreso exento para el trabajador el pago de viáticos siempre que sean efectivamente erogados en servicio del patrón y comprobados con los CFDI’s respectivos.
Así mismo el artículo 152 del Reglamento de la LISR indica que las personas que reciban viáticos podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de los viáticos recibidos por cada ocasión, sin que dicho monto no comprobado se considere un ingreso para el trabajador, y que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal correspondiente, siempre y cuando el monto restante se erogue mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón. El importe de viáticos no erogados deberá de reintegrarse al patrón.
Lo dispuesto en el artículo no es aplicable tratándose de gastos de hospedaje y de pasajes de avión.
Cabe comentar que la parte que no compruebe el trabajador, aun y cuando no exceda de dicho 20%, no significa que será una erogación deducible para el patrón. La deducción de ésta estará limitada a reunir todos los requisitos fiscales que correspondan al concepto del viatico.
Tratamiento de Viáticos en nómina
Para efecto de los viáticos entregados a los trabajadores, éste debe entregarse y timbrarse dentro de la nómina del trabajador, el cual de acuerdo con la Guía de llenado del comprobante del recibo de pago de nómina y su complemento, podrá reportarse de la siguiente forma:
· CFDI de nómina del período que comprenda la fecha en que el recurso fue entregado.
· CFDI de nómina siguiente a aquel que corresponda a la fecha en que fue entregado el recurso al trabajador, teniendo como fecha límite de emisión 30 días naturales siguientes a la fecha de la entrega del recurso y dentro del mismo ejercicio fiscal.
· CFDI de nómina independiente, que ampare sólo la entrega del viático, su emisión debe de quedar dentro de los 30 días naturales siguientes y dentro del ejercicio fiscal en que se entregó el recurso al trabajador.
Considerando lo siguiente:
· Los viáticos entregados y no comprobados en el periodo que ampara el CDFI de nómina, deben registrarse en el campo “TipoOtroPago” y clasificarlo con la clave “003” (Viáticos entregados al trabajador).
· Los viáticos que no se comprueben o no reúnan los requisitos fiscales y a los que no les aplique lo dispuesto en el artículo 152 del RISR, ni se consideren como gasto no deducible por el patrón, deberán reflejarse en el CFDI de nómina en el campo “TipoPercepción” percepciones gravadas del trabajador, usando la clave 050 (Viáticos), el valor se debe registrar en el campo de importe gravado.
· Tratándose de viáticos a los que se aplique lo dispuesto en el artículo 93 fracción XVII de la LISR y 152 del RISR deberán reflejarse en el campo “TipoPercepción” como percepciones exentas del trabajador usando la clave “050” (Viáticos) del CFDI de nómina, el valor se debe registrar en el campo de importe exento.
Una vez realizado el registro del viático comprobado y del no comprobado, se deberá registrar la misma cantidad como descuento utilizando para ello la clave de descuento “081” (Ajuste en viáticos entregados al trabajador), esto a efecto de realizar el “neteo” de las cantidades que ya fueron previamente entregadas.
Cuando en el CFDI de nómina se detecten errores en el apartado de Otros pagos, podrá realizarse la corrección mediante alguna de las siguientes acciones:
I. Cancelando el CFDI emitido con errores y expidiendo uno nuevo con los datos correctos.
II. De manera alternativa se podrá realizar lo siguiente:
En el caso de viáticos entregados al trabajador, si el importe entregado fue menor a lo comprobado, se deberá registrar en el siguiente comprobante dicha diferencia dentro “Otros pagos” con clave “003” y en el mismo comprobante reflejar esa cantidad también como ingreso exento clave “050” y como descuento el mismo importe con la clave “081” Ajuste en viáticos (entregados al trabajador).
En caso de que el trabajador no haya gastado el monto total del importe entregado como viático, y lo reintegre al patrón, se deberá de resguardar el documento que ampare dicho reintegro.
Se recomienda elaborar expediente con las copias de las representaciones impresas del CFDI (facturas) en las pólizas correspondientes, o bien, guardarlas en formato electrónico con su respectivo pdf. y xml. 
