¿QUE IMPACTO GENERA IMPLEMENTAR UN SISTEMA ERP?

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un software que ayuda a las empresas a gestionar sus procesos y actividades empresariales. 

Una forma fácil de entender el ERP es imaginar a la empresa como un cuerpo humano. Al igual que un cuerpo, tiene procesos centrales que son vitales para su salud y funcionamiento —en lugar de sueño y digestión, piense en cadena de suministro y ventas—. Si bien muchos de estos procesos se llevan a cabo de forma independiente, siguen estando vinculados en el modo en que impactan en el cuerpo —o el negocio— en su conjunto. Eso también significa que los problemas de un proceso pueden y suelen afectar al resto.

Podemos decir que un  sistema  ERP actúa como el sistema nervioso central de una empresa, ayudando a gestionar eficientemente todos estos procesos y operaciones cruciales conectándolos en un sistema integrado.

Los sistemas ERP permiten:                                                                      Se utilizan para gestionar áreas como:

Como funcionan los Sistemas ERP?

Un sistema de ERP consiste en soluciones de módulos o aplicaciones de negocio integradas que comparten una base de datos en común que las conecta y les permite hablar entre sí. Cada módulo de ERP generalmente se enfoca en un área del negocio, pero todos trabajan juntos usando los mismos datos para cubrir las necesidades de la empresa.

Las empresas seleccionan y eligen la solución de módulos que desean –por ejemplo, finanzas, logística, inventarios y RR. HH.– y pueden agregar y escalar según sea necesario. Los sistemas de ERP también pueden dar soporte a requisitos específicos de la industria, ya sea como parte de la funcionalidad central del sistema o a través de extensiones de aplicaciones que se integran con la suite de módulos.

Si bien los sistemas de ERP modernos brindan una enorme gama de funcionalidades de negocios, para ser eficaces deben conectarse y sincronizarse con otras aplicaciones y fuentes de datos, incluyendo software para CRM y HCM, plataformas de e-commerce, soluciones específicas de la industria, e incluso otros sistemas de ERP. 

Esta integración brinda a las empresas una visión unificada sobre la información de diferentes sistemas, lo cual ayuda a aumentar la eficiencia de los procesos de negocio, mejorar las experiencias del cliente, y facilitar la colaboración entre equipos y socios comerciales.

La flexibilidad de un sistema de ERP le permite integrarse con una amplia gama de productos de software utilizando conectores o adaptadores personalizados, tales como interfaces de programación de aplicaciones (API). Otros métodos para la integración de ERP incluyen el bus de servicios empresariales (ESB) y una moderna plataforma de integración como servicio (iPaaS).

Seis beneficios clave de un ERP

1. Mayor productividad. Se optimizan los procesos centrales del negocio, el personal de toda la organización hace más cosas con menos recursos.
2. Información estratégica más profunda. Se obtiene una única fuente de verdad, y respuestas rápidas a preguntas de negocio críticas.
3. Gestión de informes acelerada. Se aceleran los informes de finanzas y de negocios. Se comparten fácilmente los resultados para actuar a partir de información estratégica y mejorar el rendimiento en tiempo real.
4. Riesgo más bajo. Se maximiza la visibilidad y control sobre el negocio, se garantiza el cumplimiento de los requisitos regulatorios, pudiendo prever y prevenir riesgos.
5. TI más simple. Se utilizan aplicaciones de ERP integradas que comparten una base de datos para simplificar la TI, brindando a todos una forma más fácil de trabajar.
6. Agilidad mejorada. Se identifican y se reacciona ante nuevas oportunidades con operaciones eficientes y fácil acceso a datos en tiempo real.

¿En que momento se que mi empresa o negocio esta listo para un sistema ERP?

Muchas empresas, especialmente las más pequeñas, suelen comenzar a utilizar herramientas simples e independientes para gestionar sus procesos de negocio, sistemas contables básicos u hojas de cálculo de Excel. Adoptar un sistema de ERP puede parecer innecesario, una complicación extra. Sin embargo, cuando un negocio de cualquier tamaño madura y se expande, estas herramientas de gestión limitada pueden volverse ineficientes e insostenibles, pues frenan la escalabilidad y obstaculizan la optimización.

Estas son algunas señales comunes de que una empresa ha superado sus herramientas de gestión y está lista para un sistema de ERP moderno:

1. Demasiado tiempo dedicado a tareas cotidianas

Si administrar las actividades cotidianas como el cierre de libros tarda cada vez más, puede ser por culpa de tener demasiadas aplicaciones dispares. El software de ERP integra soluciones y datos dentro de un único sistema con una interfaz común, haciendo que sea más fácil para las unidades de negocio comunicarse y trabajar de manera eficaz.

2. Dificultad para acceder a datos de negocio críticos

¿Puede responder fácilmente preguntas importantes sobre su negocio, como el monto de ingresos por línea de producto o la cantidad de devoluciones? Si no puede hacerlo, los sistemas separados y la falta de acceso a métricas y KPI pueden ser la causa de la demora.

3. Procesos de negocio fuera de su control

¿Hay áreas donde sus procesos se le escapan? Quizá le resulte más difícil gestionar el inventario, satisfacer a los clientes, o mantener controlados los costos. De ser así, es posible que sus procesos de negocio necesiten una reestructuración para adaptarse al crecimiento o a las prioridades cambiantes —una opción natural para integrar el nuevo software de ERP—.

4. Falta de procesos estandarizados y presencia de data sets duplicados

Si diferentes departamentos utilizan sus propias aplicaciones y procesos para hacer las cosas, es probable que estén dedicando demasiado tiempo a la entrada de datos duplicados. Cuando la información no puede fluir entre los sistemas, los informes llevan más tiempo y hay mayor propensión a errores, lo cual dificulta la toma de decisiones.

5. Demasiadas oportunidades perdidas

Si las unidades de negocio dedican todo su tiempo a mantener el negocio en funcionamiento, entonces no hay margen para buscar potenciales oportunidades o innovaciones. Muchos sistemas de ERP incluyen capacidades inteligentes, tales como machine learning y analíticas predictivas, lo cual facilita la identificación y capitalización de nuevos emprendimientos rentables.

En conclusión, un sistema ERP es una herramienta esencial para optimizar la gestión de procesos y operaciones dentro de una empresa, especialmente cuando esta ha superado las capacidades de las herramientas básicas de gestión. La integración de datos y procesos a través de un ERP permite una mayor eficiencia, control, y visibilidad en todas las áreas del negocio, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas y mejora la competitividad. Además, la implementación de un ERP puede reducir riesgos, mejorar la productividad y fomentar la agilidad empresarial, contribuyendo al crecimiento y la sostenibilidad del negocio en el tiempo. Si una empresa enfrenta dificultades con la administración de datos, procesos manuales o la falta de estandarización, es probable que esté lista para adoptar un sistema ERP.

Nuestra firma podrá orientarle en la adopción de un ERP a la medida de sus necesidades. 

Por C.P. Javier Rocha

Gerente departamento de servicios de Contabilidades